Jak przygotować zapytanie o druk?

Inaczej planuje się ulotkę rozdawaną na wydarzeniu, inaczej katalog wręczany podczas spotkania, a jeszcze inaczej materiały wysyłane pocztą. Napisz, kto będzie odbiorcą i co ma zrobić po przeczytaniu: zadzwonić, odwiedzić stronę, poznać kolekcję czy zapamiętać markę.

Jeśli nie masz jeszcze wybranego produktu, opisz sytuację. „Potrzebujemy materiału dla handlowców z miejscem na próbki i ofertę” daje nam więcej informacji niż samo „proszę o cenę folderu”. Na tej podstawie możemy porozmawiać o odpowiednim formacie i układzie.

W zapytaniu uwzględnij liczbę egzemplarzy oraz rozmiar, jeśli jest ustalony. Przy katalogu dodaj przewidywaną liczbę stron. Przy ulotce składanej napisz, jak ma się otwierać. Warto dołączyć zdjęcie podobnego materiału lub prosty szkic.

Sprawdź też, ile wariantów będzie potrzebnych. Wizytówki dla pięciu osób, ulotki dla kilku lokalizacji i katalog w dwóch językach wymagają rozpisania ilości dla każdej wersji. Możesz poprosić o porównanie kilku nakładów — pozwoli Ci to podjąć decyzję na podstawie konkretnych wariantów.

Napisz, czy masz gotowy projekt do druku, materiały do zaprojektowania, czy dopiero pomysł. Dołącz logo, teksty, zdjęcia i zasady identyfikacji, jeśli nimi dysponujesz. Nie musisz najpierw samodzielnie składać wszystkiego w plik produkcyjny.

W VUSA projektujemy graficznie materiały, które realizujemy. Jeżeli przesyłasz istniejący projekt, sprawdzamy go pod kątem uzgodnionego wykonania. Spady, sposób przygotowania kolorów i pozostałe wymagania ustalamy dla wybranego produktu — nie warto zakładać jednej instrukcji dla wszystkich wydruków.

Podaj dzień, w którym materiały muszą być u Ciebie, oraz miejscowość dostawy. Jeżeli zamówienie jest związane z targami lub spotkaniem, dopisz datę wydarzenia. Dzięki temu możemy uwzględnić czas na projekt, poprawki, akceptację, wykonanie i transport.

Opisz również oczekiwany efekt i orientacyjny budżet, jeśli jest ustalony. Matowe wykończenie, miejsce do pisania czy materiał do częstego przekazywania z rąk do rąk to konkretne potrzeby, do których możemy dobrać rozwiązanie. Cenę i termin potwierdzamy po uzgodnieniu zakresu.

Możesz skorzystać z takiego schematu:

• Produkt i cel: co zamawiasz i do czego będzie używane.
• Ilość i wersje: nakład oraz podział między osoby, oddziały lub języki.
• Format i objętość: wymiary, składanie albo liczba stron, jeśli są znane.
• Materiały: gotowy projekt lub informacja, że potrzebujesz projektowania.
• Termin i dostawa: kiedy i gdzie materiały mają trafić.
• Wygląd i budżet: oczekiwania, inspiracje oraz przewidziane środki.

Przykład: „Potrzebujemy 500 ulotek na otwarcie lokalu i wizytówek dla trzech osób. Mamy logo i teksty, potrzebujemy projektu. Materiały chcemy otrzymać przed wydarzeniem w podanej lokalizacji. Prosimy o propozycję formatu i wykończenia”.

Niepełny brief nie zamyka drogi do wyceny. Powiedz, co jest już ustalone, a co wymaga doradzenia. Wspólnie doprecyzujemy produkt, przygotujemy zakres projektu i uzgodnimy wykonanie.

Zobacz druk i poligrafię w VUSA albo sprawdź, jak łączymy projekt z realizacją w dziale Druk i reklama.